Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Geltend für alle Verträge zwischen der medialightsystems GmbH und ihren Geschäftskunden über die Nutzung der DentaSign-Plattform und den Bezug zugehöriger Hardware. Stand: Mai 2026.

Wichtiger Hinweis: DentaSign richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (insbesondere Zahnarztpraxen, MVZ, Kliniken). Verträge mit Verbrauchern (§ 13 BGB) werden nicht geschlossen.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Verträge zwischen der medialightsystems GmbH, Heiliger Weg 60, 44135 Dortmund (nachfolgend „Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Bereitstellung der DentaSign-Plattform sowie den Verkauf von zugehöriger Hardware (insbesondere des DentaSign Players).

(2) Die AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen im Sinne von § 310 Abs. 1 BGB. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(4) Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung der AGB.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Leistungen auf dentasign.io stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch den Kunden.

(2) Der Kunde gibt sein Angebot durch Auswahl eines Tarifs und Abschluss des Bestellvorgangs über den Zahlungsdienstleister Stripe ab.

(3) Der Vertrag kommt zustande, sobald der Anbieter die Bestellung per E-Mail bestätigt oder die Leistung bereitstellt. Bei Stripe-Checkout-Vorgängen gilt die Bestellbestätigung von Stripe in Verbindung mit dem Bereitstellen des Kundenkontos auf der Plattform als Annahme.

(4) Der Vertragstext wird vom Anbieter gespeichert und ist auf Anfrage in Textform zugänglich.

§ 3 Leistungsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die DentaSign-Plattform als browserbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung auf der Website sowie dem gewählten Tarif.

(2) Optional kann der Kunde Hardware (DentaSign Player) erwerben sowie Zusatzpakete (z. B. „DentaSign Plus", 3D-Lifetime-Lizenz) buchen.

(3) Der Anbieter bemüht sich um eine durchschnittliche Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel. Geplante Wartungsfenster sowie Ausfälle aufgrund höherer Gewalt, Störungen beim Internet-Zugang des Kunden oder Ausfälle vorgelagerter Anbieter (z. B. Hosting, Stripe, MQTT-Broker) sind hiervon ausgenommen.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang weiterzuentwickeln und Funktionen zu ergänzen, zu verändern oder zu entfernen, sofern hierdurch der Vertragszweck nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

§ 4 Hardware (Player)

(1) Der Kauf von Hardware ist nicht Voraussetzung für die Nutzung der DentaSign-Plattform; der Anbieter empfiehlt jedoch den DentaSign Player für die volle Funktionalität.

(2) Die Hardware wird zum jeweils auf der Website ausgewiesenen Preis (derzeit 199,00 € pro Player zzgl. USt.) verkauft. Der Kaufpreis wird bei Bestellung über Stripe eingezogen; bei fristgerechter Rücksendung innerhalb der Testphase (§ 5) wird er vollständig erstattet.

(3) Der Versand erfolgt innerhalb von 7 Werktagen nach Bestellung an die vom Kunden angegebene Adresse innerhalb Deutschlands. Lieferung in andere EU-Staaten nach gesonderter Vereinbarung.

(4) Eigentumsvorbehalt: Die gelieferte Hardware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung des Kaufpreises Eigentum des Anbieters. Der Kunde ist verpflichtet, die Hardware bis zum Eigentumsübergang sorgfältig zu behandeln und gegen Beschädigung und Verlust angemessen zu sichern.

(5) Die Gefahr des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung geht mit Übergabe an den Frachtführer auf den Kunden über (§ 447 BGB).

(6) Garantie (5 Jahre): Der Anbieter gewährt auf den DentaSign Player eine selbstständige Garantie im Sinne des § 443 BGB von fünf (5) Jahren ab Lieferung. Die Garantie umfasst die Funktionsfähigkeit der Hardware bei bestimmungsgemäßem Gebrauch. Tritt innerhalb der Garantiezeit ein von der Garantie umfasster Defekt auf, repariert oder ersetzt der Anbieter das Gerät nach seiner Wahl kostenfrei; ein Austausch kann auch durch ein gleichwertiges Nachfolgemodell erfolgen. Von der Garantie ausgenommen sind Mängel infolge unsachgemäßer Nutzung, eigenmächtiger Veränderung, äußerer Einwirkung (z. B. Sturz, Flüssigkeit, Überspannung), normalen Verschleißes oder höherer Gewalt. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte des Kunden bleiben hiervon unberührt.

§ 5 Kostenlose Testphase (30 Tage)

(1) Neukunden erhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase für die Plattform-Software ab Abschluss des Bestellvorgangs. Während der Testphase wird das Plattform-Abo nicht abgebucht. Der Hardware-Kaufpreis (DentaSign Player) wird bei Bestellung berechnet und bei fristgerechter Rücksendung gemäß Abs. 4 vollständig erstattet.

(2) Der Kunde kann die Testphase jederzeit kündigen, indem er das Abonnement im Stripe-Kundenportal beendet oder eine entsprechende Erklärung in Textform an info@dentasign.io sendet.

(3) Wird das Abonnement innerhalb der 30-tägigen Testphase gekündigt, ist die gelieferte Hardware in originalverpacktem, vollständigem und funktionsfähigem Zustand spätestens binnen 14 Tagen nach Kündigung an den Anbieter zurückzusenden. Der Anbieter trägt in diesem Fall die Kosten der Rücksendung; eine entsprechende Rücksende-Etikette wird auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

(4) Bei fristgerechter und vollständiger Rücksendung der Hardware wird der Hardware-Kaufpreis vollständig erstattet. Werden Hardware oder Zubehör beschädigt, unvollständig oder gar nicht zurückgesendet, ist der Anbieter berechtigt, den Kaufpreis (oder einen am Wertverlust orientierten Anteil) einzubehalten.

(5) Nach Ablauf der Testphase wandelt sich das Abonnement automatisch in ein kostenpflichtiges Abonnement gemäß dem gewählten Tarif (§ 6, § 7) um.

§ 6 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf der Website ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer (derzeit 19 %). Bei Reverse-Charge-Verfahren mit gültiger USt-IdNr. innerhalb der EU wird die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen.

(2) Die Plattform-Nutzung wird wahlweise monatlich oder jährlich abgerechnet. Bei jährlicher Vorauszahlung gewährt der Anbieter den auf der Website ausgewiesenen Rabatt (derzeit 20 %).

(3) Sämtliche Zahlungen werden über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin) abgewickelt. Akzeptierte Zahlungsmittel sind Kreditkarte (Visa, Mastercard) sowie SEPA-Lastschrift, je nach Verfügbarkeit im Stripe-Checkout.

(4) Die Abrechnung erfolgt im Voraus jeweils zu Beginn der Abrechnungsperiode. Rechnungen werden dem Kunden elektronisch durch Stripe zur Verfügung gestellt.

(5) Befindet sich der Kunde mit einer Zahlung mehr als 14 Tage in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Plattform bis zum vollständigen Ausgleich vorübergehend zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung des Entgelts bleibt während der Sperre bestehen.

(6) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Mahnpauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB zu verlangen.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Monatliche Abrechnung

Bei monatlicher Abrechnung läuft das Abonnement nach Ablauf der Testphase auf unbestimmte Zeit. Es kann von beiden Vertragsparteien jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats gekündigt werden.

(2) Jährliche Abrechnung

Bei jährlicher Abrechnung beträgt die Mindestlaufzeit 12 Monate ab Ablauf der Testphase. Wird das Abonnement nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit gekündigt, verlängert es sich automatisch um weitere 12 Monate. Eine vorzeitige Kündigung ist ausgeschlossen, ausgenommen das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund.

(3) Form der Kündigung

Die Kündigung erfolgt durch den Kunden komfortabel über das Stripe-Kundenportal oder per E-Mail an info@dentasign.io. Eine besondere Form (z. B. Schriftform) ist nicht erforderlich.

(4) Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit Zahlungen mehr als 30 Tage in Verzug ist oder gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB verstößt.

(5) Datenexport nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertrags erhält der Kunde für 30 Tage einen Lese-Zugang zu seinem Konto, um seine Daten zu sichern oder zu exportieren (Art. 20 DSGVO). Nach Ablauf dieser Frist werden die Kundendaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 8 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt eigenverantwortlich die für die Nutzung der DentaSign-Plattform erforderlichen technischen Voraussetzungen sicher, insbesondere:

(2) Der Kunde ist verpflichtet, automatische Software-Updates der Hardware und der Plattform zuzulassen.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, seine Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Verdacht eines Missbrauchs ist dem Anbieter unverzüglich anzuzeigen.

(4) Inhalte, die der Kunde auf die Plattform hochlädt (z. B. eigene Logos, eigene Videos), dürfen keine Rechte Dritter verletzen. Der Kunde versichert, alle erforderlichen Nutzungsrechte zu besitzen, und stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Allgemein

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Einzelheiten zur Verarbeitung im Rahmen des Website-Besuchs sowie der Plattform-Nutzung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(2) Verantwortlichkeitsverteilung

Hinsichtlich der vom Kunden über die Plattform verarbeiteten Daten ist der Kunde (die Praxis) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; insbesondere gegenüber seinen Patienten. Der Anbieter handelt bezüglich dieser Inhalte als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO. Hinsichtlich der eigenen Konto- und Vertragsdaten des Kunden ist der Anbieter Verantwortlicher.

(3) Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (insbesondere personenbezogene Inhalte, die der Kunde auf der Plattform speichert), schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Der Anbieter stellt dem Kunden hierzu eine standardisierte Vorlage auf Anfrage an info@dentasign.io oder unmittelbar im Plattform-Account zur Verfügung. Mit Beginn der Plattform-Nutzung versichert der Kunde, dass er einen entsprechenden AVV abschließen wird, soweit er besondere Inhalte (Punkt 4) verarbeitet.

(4) Inhalte mit Patientenbezug

Die Plattform ist nicht für die systematische Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO ausgelegt. Der Kunde verpflichtet sich, derartige Daten – insbesondere identifizierbare Patientendaten in hochgeladenen Mediendateien, Dateinamen oder Logos – nur dann auf die Plattform hochzuladen, wenn entweder eine wirksame Einwilligung der Patienten vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift. Der Kunde ist allein verantwortlich für das Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage und stellt den Anbieter insoweit von Ansprüchen Dritter und Bußgeldern frei.

(5) Sicherheit der Zugangsdaten und Pairing-Codes

Der Kunde sorgt eigenverantwortlich dafür, dass Zugangsdaten zum Plattform-Konto, generierte Pairing-Codes für das Anlernen neuer Geräte sowie sonstige Sicherheitsfunktionen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Pairing-Codes sind unverzüglich zu verwenden bzw. nach Gebrauch zu invalidieren.

(6) Speicherorte und Drittlandübermittlung

Die Plattform-Datenverarbeitung erfolgt vorrangig auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Soweit einzelne Auftragsverarbeiter in Drittländern (z. B. USA) ansässig sind oder Daten dorthin übermitteln können, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, ergänzender Standardvertragsklauseln oder einer ausdrücklichen Einwilligung des Kunden. Einzelheiten und eine aktualisierte Auftragsverarbeiter-Liste finden sich in der Datenschutzerklärung.

§ 10 Gewährleistung

(1) Hardware

Für gelieferte Hardware gelten die gesetzlichen Gewährleistungsregelungen. Die Verjährungsfrist für Ansprüche wegen Sachmängeln beträgt 12 Monate ab Übergabe (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB), soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften eine längere Frist vorsehen.

Der Kunde ist verpflichtet, gelieferte Hardware unverzüglich nach Erhalt zu untersuchen und erkennbare Mängel binnen 7 Werktagen schriftlich anzuzeigen (§ 377 HGB). Versteckte Mängel sind unverzüglich nach Entdeckung anzuzeigen.

(2) Plattform-Software

Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform während der Vertragslaufzeit dem in der Leistungsbeschreibung dokumentierten Funktionsumfang im Wesentlichen entspricht. Bei Mängeln wird der Anbieter Mängel innerhalb angemessener Frist nach Kenntnis beseitigen. Ein Anspruch auf bestimmte einzelne Funktionen besteht nicht.

(3) Ausschluss

Die Gewährleistung entfällt für Mängel, die auf unsachgemäßer Nutzung, eigenmächtiger Veränderung der Hardware, ungeeigneter Umgebung oder Verstoß gegen Mitwirkungspflichten (§ 8) beruhen.

§ 11 Haftung

(1) Der Anbieter haftet uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Für sonstige Schäden haftet der Anbieter nur:

(3) Im Rahmen einfacher Fahrlässigkeit bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung der Höhe nach insgesamt auf das innerhalb der letzten 12 Monate vom Kunden an den Anbieter gezahlte Entgelt begrenzt.

(4) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden, Datenverluste sowie Ansprüche Dritter ist – außer in den Fällen von Absatz 1 sowie bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit – ausgeschlossen.

(5) Der Kunde ist für die regelmäßige Sicherung seiner Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter haftet bei Datenverlust nur für den Aufwand, der bei einer ordnungsgemäßen Datensicherung durch den Kunden für die Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(6) Eine Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

§ 12 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung erlangten vertraulichen Informationen der anderen Partei (insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Patientendaten, Konfigurationen) geheim zu halten und nur für Zwecke des Vertrags zu verwenden.

(2) Diese Verpflichtung besteht für die Dauer von 3 Jahren über das Vertragsende hinaus fort, soweit die Informationen nicht offenkundig oder bereits anderweitig rechtmäßig bekannt sind.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist – sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist – der Sitz des Anbieters (Dortmund).

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform (E-Mail genügt). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus rechtlichen oder technischen Gründen erforderlich oder zur Anpassung an Marktveränderungen sachlich gerechtfertigt ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Der Anbieter wird den Kunden über Änderungen mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform informieren. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Der Anbieter weist den Kunden in der Mitteilung auf das Widerspruchsrecht und die Folgen hin.

(5) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

Stand: Mai 2026 · medialightsystems GmbH, Dortmund